Análisis de Remember the Milk, un atractivo gestor de tareas para iPhone

Detrás del curioso nombre de Remember The Milk se esconde uno de los muchos gestores de tareas que existen hoy en día para iPhone. Dentro de este mundo del GTD (Get Things Done) Remember The Milk destaca seguramente por ser una aplicación muy completa y eficaz pero a la vez realmente sencilla de usar. En mi caso es la aplicación que utilizo a diario desde hace meses para organizar mis tareas y tratar de aprovechar mejor el tiempo y estoy completamente habituado a ella.

Podemos encontrarla en su versión gratuita y completamente funcional en la Appstore y en su versión de pago, con opciones ampliadas, por un precio de 25€/año, seguramente algo alto, eso sí.

[tab:Qué es]

La aplicación

En líneas generales es una aplicación distribuida en tres niveles de paneles deslizables. En el principal encontramos, a la izquierda, una tira de iconos que nos dan acceso a todos los controles de la aplicación, empezando por los ajustes, siguiendo por las opciones de criterios de ordenación de tareas por días, muestra de listas, muestra de tareas por etiquetas, tareas por geolocalización, un buscador específico de tareas y terminando con el icono de sincronización y el de añadir una nueva tarea.

Al segundo nivel de panelado accedemos al seleccionar alguna de las opciones de ordenación, de manera que entramos ya al listado de las tareas en sí. Y finalmente al tercer nivel entramos al seleccionar una de las tareas de la lista, de forma que se despliega una ficha personalizada de la tarea en la que podemos ver o añadir notas, marcar como hecha la tarea, borrarla, editarla o una interesante opción de retrasar la tarea un día por tap (podremos retrasarla tantas veces queramos simplemente con ir dando al icono).

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Ordenación de las tareas

Este tipo de opciones de ordenación de tareas son realmente útiles para el día a día, en mi caso siempre tengo la opción de ordenar por las tareas de “Hoy” de manera que, automáticamente, cada día me muestra las cosas pendientes que tengo. Pero también es realmente interesante el uso de las listas. Si en el panel principal elegimos esta opción accederemos a nuestras listas personalizadas. Podemos editarlas a nuestro gusto para tener ordenadas las tareas por temáticas.

El resto de ordenaciones de tareas son igualmente interesantes y ya dependerá del perfil de cada usuario el usarlas más o menos. La posibilidad de etiquetar las tareas también resulta de lo más útil si queremos priorizar o señalar cierto tipo de tareas mediante esta opción. En cuanto a las notificaciones de las tareas podemos elegir en los ajustes de la aplicación si queremos que en el icono aparezca reflejado el número de tareas pendientes del día, el total de tareas incompletas o simplemente que no aparezca nada.

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Creación de una nueva tarea

Cuando elegimos crear una nueva tarea se despliega una pantalla de opciones para que, de forma rápida y ágil, podamos clasificarla en el menor tiempo posible. Le daremos un nombre, le asignaremos una lista, una prioridad, una fecha de vencimiento y una etiqueta. Pero además podremos añadir más campos si es que fuera necesario.

Personalmente me resulta muy interesante la opción de elegir fecha de vencimiento ya que muchas tareas no deben realizarse en un momento concreto de un día y con una duración determinada (por lo que el uso de calendarios se hace poco cómodo) sino que deben realizarse “antes del” o “como muy tarde” por lo que esta opción se convierte en algo realmente útil. Para ello Remember The Milk ofrece una manera ágil de selección del día límite para realizar una tarea, dando la opción de elegir rápidamente entre los seis días siguientes al día de creación de la tarea o bien pudiendo entrar al interfaz de calendario clásico de iOS.

Otro de los aspectos que destacaría de Remember The Milk es que las tareas caducadas que no se han marcado como realizadas pasan, de forma automática y señaladas en rojo, a arrastrarse a la lista de tareas pendientes correspondiente, quedando así resaltadas y evitando el quedar olvidadas.

También hay que destacar la posibilidad de dar prioridades a las tareas, de manera que se les puede asignar importancia a las mismas mediante un sencillo código de colores. Pero seguramente una de las cosas que más llamará la atención en este apartado es la posibilidad de poder añadir tareas mediante Siri.

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Sincronización

Otro de los atractivos de Remember The Milk consiste en la posibilidad de usar el cliente web de la aplicación para la gestión de las tareas. Podemos acceder a él desde www.rememberthemilk.com con nuestro usuario y contraseña y, una vez dentro, podremos editar tareas, listas, prioridades, vencimientos, etc. cómodamente desde el ordenador y éstos cambios se verán reflejados en nuestro teléfono al momento.

También es posible enviarnos tareas mediante email. Desde Remember The Milk se nos facilitará una dirección de correo electrónico personalizada de manera que los emails enviados a ella entrarán como tareas de la lista «Buzón de entrada». Esta opción puede resultar interesante si queremos que terceras personas puedan enviarnos tareas pendientes y que queden reflejadas en nuestra aplicación.

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Limitaciones de la versión gratuita

Como decíamos al principio la versión gratuita es totalmente funcional y la diferencia con la versión Pro reside en que ésta está potenciada lógicamente con características exclusivas, pero que a mi parecer están enfocadas a usuarios intensivos de la aplicación por lo que pasarse a una cuenta Pro no es seguramente interesante para la mayoría de usuarios medios.

La limitación principal de la versión gratuita consisten en que únicamente podremos realizar una sincronización cada día, de manera que los nuevos cambios realizados desde el cliente web o las nuevas tareas recibidas por email no se verán reflejadas hasta que no transcurran 24h. si acabamos de utilizar la sincronización. En las cuentas Pro no existe esta limitación, siendo la sincronización ilimitada.

En cuanto al resto de características extra, en la versión Pro se incluye la posibilidad de crear recordatorios con alarma o tener acceso al soporte prioritario en caso de problemas.

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Conclusión

En definitiva Remember The Milk es una aplicación de gestión de tareas sencilla, funcional y versátil. Permite ser usada tanto para una gestión de tareas a nivel superficial como para gestión y clasificación de tareas a nivel más complejo y siempre apoyándose en una interfaz limpia e intuitiva en la que se hace realmente cómodo manejarse desde el primer día. Su precio para cuentas Pro puede resultar demasiado alto para la mayoría de usuarios pero lo que ofrece la aplicación en su versión gratuita es más que suficiente para llevar a cabo una gestión de tareas eficaz y completa por lo que se convierte en una opción totalmente recomendable dentro de las aplicaciones de éste campo.

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